一、各种来文、电、函由专人负责分类登记并向部领导汇报，由部领导阅处原件分类归入组织部文书档案备查。

二、特急文件、来电及信函应随到随达，急件应在四小时内送达，一般文件应在一天之内送达部领导阅文后，应在登记表上签署姓名和阅文时间，提出处理意见。

三、加强收发文档建设，及时整理。一般每年一月各科（室）要对上一年的文书文档进行一次全面整理，列出目录，相对集中地进行装订；

四、对下发文件的起草必须符合有关法律、法规和党的方针、政策及有关规定，符合有关文件的格式要求，做到条理清楚、层次分明、文字精炼。

五、草拟下发文稿，一般根据内容要求由各科（室）负责。需以校党委名义下发的文件，由部长报校领导审核签发；以组织部名义下发的文件，由部长向分管领导汇报后，审核签发。

六、发文由相关科（室）负责。发文时应在发文簿上将文件标题、文号、发文份数及发文时间填写清楚，发文后应由收文方签字。

七、发文一般应亲自送到收文单位。需要抄送（或报送）的，应在一周之内送到。

八、对提交会议讨论后无要收回的文槁，应在会后及时收回。

九、凡口头或电话通知的有关工作内容，应就通知人姓名、通知内容、时间及受理人姓名等有关情况进行登记。